il faudra nos couvrir, assurer leur disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue De surcroi®t qui plus est dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
Que faut-il archiver ? Combien de temps ?
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations seront au fera des enjeux du records management. On doit dire que ce terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout avec des PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout seulement de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de la totalite des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, votre, pendant un delai reglementaire impose via le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais depuis tres peu de questions a se poser, on cause reellement d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. On voit, a votre moment-la, une vraie demarche encadree via nos normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a J’ai gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent tout simplement nullement ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent en armoires et les documents electroniques au sein des ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont de la valeur, puis nos confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : Il existe aussi une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors d’la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.
La sauvegarde, adversaire du records management
«Dans une grosse boutique, un projet de records management est formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs Afin de nos utilisateurs, a travers une vision reellement orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise dans l’operationnel, on s’interroge sur l’apport d’un systeme d’archivage d’un angle d’approche fonctionnel : en tant qu’editeur, notre discours ne a aussi plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne voiture aucune notions de ROI. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faudra convaincre que Notre mise en place d’un systeme d’archivage degage plus de ressources Afin de la GED bien en centralisant nos operations de conservation.»
« Les outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a son service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des https://datingmentor.org/fr/whiplr-review/ precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises sont De surcroit en plus confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des renseignements). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles sont parfois mal informees et en gali?re organisees».
A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer la conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement dit les documents archives. L’ensemble des documents ne sont pas toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement a toutes les documents de preuve et de gestion Afin de un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose i propos des outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central reste l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels de la solution, des fonctions qui permettent de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. L’article est cadre par un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une agreable gouvernance des records geres par l’application. Ce referentiel identifie l’ensemble des activites d’une entreprise sous le prisme de l’ensemble de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), ainsi, fournit Afin de chaque departement une liste des diverses typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies paraissent automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est gui?re fond, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, depuis 2 grandes etapes, l’elaboration et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la creation du document et consiste a renseigner les conditions d’une conservation de ce document une fois qu’il va devoir etre archive. Il existe des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer dans le temps. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques est plus qui convient : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a un systeme d’information ? De pouvoir retrouver 1 ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est en mesure de pouvoir verifier fort facilement leur caractere authentique, leur origine et un integrite».